有業主可能會諗：「臨時臨急搞退租都幾麻煩喎！如果決定只租一年『死約』，咁何不叫租客租樓時，順便簽埋份『退租書』？」但其實這並不可行，皆因「退租書」須在物業租出一個月後簽訂才有效，業主與租客都不能在簽租約的同時，又簽「退租書」；所以，一般而言，如果想在「生約」第一個月即時退租，就應該在「死約」的最後一個月提出通知，並準備好「退租書」。當然，如果雙方能預先經過良好的溝通，並口頭同意退租條款，才草擬及簽署退租書，就更為理想。
並不是所有終止租約情況都需要通知書，如果你的租賃合約已經期滿，業主隨時可以取回處所管有權，雙方無需向對方送達終止租約通知書，租約直接完結。
退租書有何內容
租客有機會在剛搬入新單位或寫字樓時，進行過大裝修如安裝假天花及鑽牆等，如果有類似情況發生，業主可以根據租約條款，要求租客交吉 (即將單位徹底清空)、保留或還原改動。
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按金的用意，是為了保障業主，以免租客損壞物業內的東西。若租客在交樓時，即使沒有損壞任何東西，也依據一切程序去完成，但業主卻拒絕退回按金，應該怎麼做呢？若雙方無法達到共識的情形下，租客可以採取法律行動去追討回按金。
收到業主通知終止合約!!
退租書並沒有特定格式或內容，網上亦有些退租書範本可供參考或選購，但基本上有以下事項：
啟德 退租通知書注意事項 樓盤大埔 樓盤沙田 樓盤馬鞍山 樓盤將軍澳 樓盤荃灣 樓盤屯門 樓盤元朗 樓盤大埔 村屋將軍澳 村屋西貢 村屋元朗 村屋
如果雙方同意提早終止租約，租戶和業主應該及時簽署一份退租協議，為免將來出現不必要的爭拗。以往曾有不負責任的租客或業主只透過一通電話或一封電郵通知對方，表示退租，既沒有詢問對方意見，也沒有商討何時交還鑰匙等後續。
紀錄低善後工作的目的，就是以白紙黑字列出雙方責任，以免日後任何一方翻舊帳，引起不必要的糾紛。
通知業主後，緊接是遞交正式的退租通知書，否則，業主可以將租客的退租通知視為無效。退租通知書的內容缺一不可，建議參考網上範本，避免漏掉任何一項資料，導致發生租賃糾紛。